19 maja 2022

W jakich sytuacjach wymagany jest akt notarialny?

Akt notarialny jest poświadczeniem urzędowym potwierdzającym dokonanie określonej czynności prawnej, a precyzyjnie mówiąc jedna z jej szczególnych form. Wszystkie czynności jakie muszą być udokumentowane przy użyciu aktu notarialnego wymienia ustawa. Inne z kolei określają pomiędzy sobą strony zainteresowane. Okoliczności w jakich powinno dojść do sporządzenia aktu notarialnego to m. in przeniesienie prawa własności nieruchomości. Nie trzymanie się ustaleń zawartych w akcie w sytuacji, kiedy wymaga tego prawo bądź tak ustaliły strony, skutkuje nieważnością czynności prawnej. Zgodnie z przepisami tryb postępowania i sporządzania aktów notarialnych reguluje ustawa Prawo o notariacie, a dokładniej mówiąc art. 91 – 95. Jak wygląda akt notarialny? Kto go może przygotować? 

Akt notarialny – co to jest i kto może go przygotować? 

Akt notarialny jest oficjalnym dokumentem, którego forma jest szczegółowo sprecyzowana przez polskie prawo. Poświadcza on dokonania określonych czynności. Może to być kupno nieruchomości, albo umowa spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Niektóre czynności prawne muszą być potwierdzone u notariusza z Łodzi, inne natomiast mogą, ale nie ma takiego obowiązku chyba, że zainteresowani mają takie życzenie. Kto może przygotować taki dokument? W większości przypadków akt notarialny sporządzany jest przez notariusza. Kancelarie notarialne można spotkać we wszystkich dużych miastach jak Warszawa, Łódź czy Szczecin, ale także małych miejscowościach. Bez aktu notarialnego nie da się kupić ani sprzedać żadnej nieruchomości. W określonych okolicznościach przygotowanie aktu może dokonać zastępca notariusza, lub aplikant notarialny. Okazjonalnie z upoważnienia Ministra Sprawiedliwości, które udzielane jest na wniosek Ministra Spraw Zagranicznych akt notarialny może sporządzić polski konsul. 

Z jakich elementów składa się akt notarialny

To, jak musi wyglądać akt notarialny oraz jak go przechowywać opisuje ustawa Prawo o notariacie. Istotne jest, aby sporządzony był on w języku polskim. Poza tym musi on posiadać następujące części:

  • data – dokładna data sporządzenia dokumentu, czyli dzień, miesiąc i rok. Czasami na specjalne życzenie stron umieszcza się także godzinę podpisania aktu,
  • miejsce – miejscowość, gdzie podpisano dokument,
  • dane notariusza – w akcie muszą znajdować się takie dane jak imię, nazwisko oraz adres siedziby kancelarii notarialnej,
  • dane zainteresowanych stron – dokument powinien zawierać imiona, nazwiska, miejsce zamieszkania, imiona rodziców, PESEL czasami numer NIP,
  • oświadczenia stron – czyli główna treść dokumentu, z zaznaczeniem, że w sytuacjach niejasnych powołują się oni na dokumenty okazane przy akcie,
  • wyjątkowe okoliczności – na specjalne życzenie stron w akcie można zawrzeć wyjątkowe okoliczności, jakie miały miejsce przy podpisywaniu dokumentu,
  • potwierdzenie odczytania – na samym końcu dokumentu umieszcza się klauzulę, że akt został przeczytany oraz podpisany w obecności obu stron,
  • podpisy – niewątpliwie tak istotny dokument, jakim jest akt notarialny nie byłby ważny bez złożenia podpisów obydwu stron, oraz notariusza.

Okoliczności, które wymagają sporządzenia aktu notarialnego 

Czynności zawarte w polskim prawie, które koniecznie muszą być potwierdzone przy pomocy aktu notarialnego to przede wszystkim:

  1. umowy przeniesienia własności nieruchomości – dotyczy to w szczególności umów kupna – sprzedaży, darowizny, umowy przed podpisaniem umowy zasadniczej,
  2. umowy, przenoszące prawo użytkowanie wieczystego,
  3. umowa zbycia prawa spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu,
  4. umowy o podziałach spadku, jeśli zawarta jest w nim nieruchomość,
  5. umowa spółki partnerskiej,
  6. umowa spółki komandytowo – akcyjnej,
  7. umowa spółki komandytowej,
  8. umowa spółki z o.o..

Pozostałe czynności również mogą być potwierdzone aktem notarialnym, zależne jest to jedynie od woli stron. Nie ma natomiast takiego obowiązku prawnego. 

Jak odbywa się podpisanie aktu notarialnego?

Notariusz odpowiada za przejrzyste i czytelne napisanie aktu. Ważnym momentem przypieczętowania umowy przy pomocy aktu notarialnego, jest odczytanie go przez notariusza w obecności osób zainteresowanych. Aby akt posiadł moc prawną notariusz musi się upewnić, że osoby zainteresowane rozumieją treść aktu. Jeżeli jest takie życzenie stron, notariusz czyta również wszystkie załączniki. Po zaakceptowaniu treści umowy, strony zainteresowane z notariuszem składają swoje podpisy. Wtedy akt nabiera mocy prawnej. 

Przechowywanie aktu notarialnego

Zgodnie z polskim prawem notariusz ma obowiązek przechowywać oryginał aktu przez 10 lat. Po upływie tego czasu przekazuje je do archiwum ksiąg wieczystych sądu rejonowego. W tym przypadku obowiązuje rejonizacja i zależne jest to od siedziby kancelarii, w której był sporządzony akt. Oczywiście obydwie strony dostają odpisy aktów.

Oczywiście za napisanie aktu notarialnego obowiązują opłaty. Zależy to od tego, czego dotyczy akt. Generalnie koszt sporządzenia tego dokumentu normują przepisy Ministra Sprawiedliwości zawierające maksymalne stawki taksy notarialnej.